Wie die Tischlerei Rohr Ihre IT mit Hilfe von Fellow neu aufstellte

Erfahre in diesem Artikel, wie die Tischlerei Rohr ihre alte IT hinter sich ließ und mit Hilfe von Fellow eine eigene private Cloud, VoIP-Telefonie und automatisierte Backups erhielt und seine Branchensoftware von einem alten Server migrierte.

Die Fakten

Firma:   Tischlerei Rohr
Branche:   Handwerksbetrieb
Ort:   Waren (Müritz)
Größe:   12 Mitarbeiter

Die Geschichte der Tischlerei Rohr

Fertigungshalle der Tischlerei Rohr

Die Tischlerei Rohr wurde 1977 von Claus Rohr gegründet. Zu DDR Zeiten umfasste das Tätigkeitsspektrum hauptsächlich, wie es im Behördendeutsch der Gewerbegenehmigung hieß: „Reparaturen für die Bevölkerung“. In den ersten Jahren nach der Wende wurden Bauelemente wie Fenster und Türen in großen Mengen montiert. Durch den Umzug vom ursprünglichen Standort in einem Wohngebiet in Waren, an dem es zu eng wurde, in eine 1.000 m² große Halle im Gewerbegebiet Waren Ost, konnte der Schwerpunkt auf die Fertigung von maßgefertigten Möbeln und Innenausbauten verlagert werden. Außerdem werden Transportverpackungen für Schiffsschrauben gefertigt und CNC-Fräs Lohnarbeiten wie z.B. das Fräsen von Mallen für Segelyachten und Schildern für Werbefirmen ausgeführt.

Auch eine Tischlerei benötigt IT zur Prozessunterstützung

Arbeitsbeispiel Tischlerei Rohr

Obwohl die Kernkompetenz einer Tischlerei nicht auf IT beruht, sind auch Handwerksbetriebe mittlerweile auf eine zuverlässige und moderne IT angewiesen. Im Tischlerhandwerk sind die Anforderungen durch computergesteuerte Sägemaschinen und Bearbeitungszentren in der Fertigung höher als in anderen Gewerken. Ulf Schmidt, der Betriebsleiter der Tischlerei, kannte die Schwachstellen der eigenen IT. Diese war als gewachsenes System schlecht dokumentiert und dadurch schwer administrierbar und mehrere Jahre nach dem Motto „never change a runing system“ behandelt worden. Ein Windows 2003 Server, ein nicht mehr erhältlicher E-Mailserver und die ISDN-Telefonie liefen zwar zuverlässig, waren aber nicht mehr zeitgemäß und verhinderten geplante IT-Optimierungen und das Einbinden der CNC Maschinen in der Fertigung.

Nach den ersten Gesprächen standen die konkreten Handlungsempfehlungen fest:

  • Inbetriebnahme von Fellow bei der Tischlerei Rohr
  • Aufbau einer privaten Cloud für den internen und externen Datenaustausch
  • Telefonieumstellung zur VoIP-Telefonanlage von Fellow
  • Ergänzung der lokalen Backups um ein verschlüsseltes Backup in die Cloud
  • Übertragung von 60 GB an E-Mailarchiven auf Fellow
  • Migration der Branchensoftware Schreiners Büro in eine virtuelle Maschine auf Fellow
  • Einrichtung von VPN-Zugängen für die Aussendienstmitarbeiter
  • Neuverkabelung zur Bereitstellung von Gigabit Netzwerk
  • Kündigung des Telefonanlagenanschlusses bei der Telekom und Ersatz durch einen schnellen DSL Anschluss
  • Rufnummernportierung von ISDN zu einem VoIP-SIP-Trunk um die alten Telefonnummern behalten zu können

Fellow hält Einzug bei der Tischlerei Rohr

Arbeitsbeispiel Tischlerei Rohr Nr. 2

Wenige Wochen später ist die Server-IT der Tischlerei Rohr umgebaut und fast kein Stein auf dem anderen geblieben. Fellow war zum zentralen Knotenpunkt der Firmen-IT geworden und beherbergte nun die Branchenlösung Schreiners Büro, sowie sämtliche Dateien und E-Mailarchive der Mitarbeiter. Zugriffe ins Firmennetzwerk per VPN sind nun für die Mitarbeiter auch von unterwegs möglich. Termine können jetzt dank der Synchronisation über Fellow von den Mitarbeitern auch für Kollegen eingetragen werden z.B. wen ein Kunde um einen Termin bittet, kann der den Anruf entgegennehmende Mitarbeiter, sehen ob der zuständige Kollege zu diesem Zeitpunkt verfügbar ist.

Alle Daten werden doppelt abgesichert durch ein lokales Backup auf Wechselfestplatten und nach Umstellung auf einen 100Mbit Anschluss der Telekom ein verschlüsseltes Backup in einem europäischen Rechenzentrum. Die VoIP-Telefonie befindet sich aktuell noch in der Testphase und wird nach der Rufnummernportierung von der Telekom zu easybell, den alten ISDN Anlagenanschluss ersetzen.

Die Umstellung der Arbeitsplätze erfolgte über das Wochenende um den Betriebsablauf so wenig wie möglich zu stören.

Die Umstellung unserer IT war teilweise aufwändiger als ursprünglich geplant, so mussten z.B. die Arbeitsplatzrechner neu aufgesetzt werden, da die Gruppenrichtlinien des alten Domänennetzwerks für ein seltsames Verhalten der Windowsrechner im neuen Netzwerk ohne Domäne sorgten. Am Ende konnten aber alle Probleme mit Hilfe vom datamate Team behoben werden. Die Zusammenarbeit hauptsächlich per Telefon, Email und Fernwartung war immer gut und auf Augenhöhe und unsere Anforderungen wurden so umgesetzt, wie wir uns das gewünscht haben. Allerdings ist noch viel Detailarbeit nötig, bis die IT unseren Vorstellungen entspricht. Dank den dringend notwendigen Veränderungen können wir unsere betrieblichen Abläufe jetzt weiter optimieren.

Für Fellow haben wir uns nach intensiver Recherche entschieden, weil wir das Konzept mit vorkonfigurierter Opensource Software für uns am wirtschafstlichen finden und insbesondere der angebotene Servicevertrag für die Wartung mich bei der Administration unseres Firmennetzwerkes entlastet und wir immer ein Netzwerk haben, welches auf dem aktuellen Stand der Technik und vor allen Dingen auch der Sicherheit ist, ohne dass ich mich laufend um Updates kümmern muss.
– Ulf Schmidt, Betriebsleiter Tischlerei Rohr

Was kommt als Nächstes?

Aktuell nutzt die Tischlerei Rohr nur einen Teil der Funktionalitäten von Fellow. Es ist geplant in den nächsten Monaten Odoo auszutesten und ggf. in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter zu integrieren. Auch im Außeneinsatz soll die private Cloud per VPN stärker genutzt werden.

Sicher ist aber eines: Egal, welche Anforderungen noch kommen werden. Begleitet wird die Tischlerei Rohr dabei auf jeden Fall durch die Mitarbeiter von datamate.

geschrieben von

Christoph Dyllick-Brenzinger

Christoph ist Gründer und Chefentwickler von datamate.

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