Der Begriff des papierlosen Büros existiert schon seit vielen Jahren und obwohl die technische Entwicklung immer schneller voran schreitet und fast kein Lebensbereich mehr ohne digitale Helfer auskommt, bleibt das Papierlose Büro auf im Jahre 2018 in den meisten Unternehmen ein Wunschzustand. Entgegen der häufig anzutreffenden Aussage, dass Unternehmen in ein entsprechendes Dokumentenmanagement- oder Archivsystem investieren wollen, bleibt der Anteil der Unternehmen, die am Ende ein solches System wirklich einsetzen, konstant niedrig.

Dabei verspricht der Verzicht auf papiergebundene Dokumente eine Steigerung der Effizienz, eine Reduzierung der Kosten für Druck und Porto sowie eine ganze Reihe praktischer Vorteile wie mehr Mobilität, Platzersparnis, bessere Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit, schnellere Zahlungseingänge und ein besseres Kundenverhältnis durch mehr Transparenz.

In diesem Artikel werden die Anforderungen an eine möglichst perfekte Lösung aufgezählt und dann die typischen Ansätze zum Einstieg in das papierlose Büro mit Ihren Vor- und Nachteilen erläutert.

Anforderungen an eine ideale Lösung für das papierlose Büro

Wenn Unternehmer gefragt werden, was notwendig ist, um ein papierloses Büro Wirklichkeit werden zu lassen, werden eine Vielzahl an verschiedenen Aspekten genannt. Manche davon sind technisch, manche sind prozessual, manche sind psychologisch und ich habe schon Unternehmer erlebt, die behaupten, dass es eher um das Durchbrechen von gewohnten Verhaltensmustern geht, als um die Implementierung einer technischen Lösung. Die folgende Liste wurde bewusst lösungsneutral gehalten und soll einen gemeinsamen Konsenz bilden. Im nächsten Abschnitt werden dann die typischen Ansätze skizziert, die Privatpersonen sowie kleine und mittelständische Unternehmen typischerweise zur Umsetzung eines papierlosen Büros verfolgen.

1. einfache Digitalisierung

Niemand räumt gerne auf oder dokumentiert seine Arbeitsergebnisse. Das Gleiche gilt für die Digitalisierung oder die Erfassung von Dokumenten. Die Digitalisierung von Postrechnungen, Verträge oder anderen Papierdokumenten muss mit wenigen Handgriffen bzw. quasi nebenher erfolgt. Der Extraaufwand muss so gering wie möglich sein bzw. die Digitalisierung kann manchmal auch der positive Nebenaspekt eines anderen Prozesses sein.

2. ein zentraler Speicher

Ein papierloses Büro erfordert zwingend einen zentralen Datenspeicher für alle Arten von Dokumenten. D.h. schriftliche Korrespondenz, Angebote oder eingehende Rechnungen – alle Dokumente müssen zentral gespeichert und den betreffenden Personen zugänglich gemacht werden. Gleichzeitig müssen die Anwender und die Nutzer die Gewissheit haben, dass die Dokumente zuverlässig gesichert werden und man auch noch in zehn Jahren die gleichen Dokumente zuverlässig abrufen kann. Dabei muss der Datenabruf einfach und schnell erfolgen und darf den täglichen Arbeitsfluss nicht verlangsamen.

Wenn man die technische Entwicklung fortschreibt, kann man von einem exponziellen Wachstum eines zentralen Dokumentenarchivs ausehen. Mit zunehmender Größe des Datenspeichers werden eindeutige Namensvorgaben oder eine strukturierte Verschlagwortung immer wichtiger. Auch eine OCR-Texterkennung um auch in den Inhalten von Dokumenten suchen zu können, ist eine wichtige Eigenschäft einer zentralen Lösung.

3. Gesucht? Gefunden!

Das papierlose Büro erfordert eine gute Wiederauffindbarkeit sämtlicher elektronischer Dokumente. Dazu gehört sowohl eine leistungsfähige Volltextsuche über die Inhalte der Dateien sowie eine einfache Ablagestruktur mit einheitlichen Dateinamen. Der Zugriff auf die Inhalte muss idealerweise ortsunabhängig von jedem beliebigen Gerät möglich sein. D.h. man kann sowohl vom Arbeitsplatz, beim Kundentermin per Notebook oder von unterwegs per Smartphone auf die Inhalte zugreifen. Der Zugriff muss idealerweise plattformunabhängig möglich sein.

4. Was noch?

Die bisherigen Aspekte beschreiben den typischen Arbeitsfluss von der Digitalisierung über die Indexierung bis hin zur erfolgreichen und schnellen Suche. Daneben gibt es noch weitere Punkte, die eine optimale Lösung bieten sollte. Dazu gehören z.B.:

• Revisionssicherheit, d.h. die Möglichkeit Veränderungen an den Dokumente mit Hilfe einer Historie zu überwachen oder Änderungen sogar unterbinden zu können.
• Zugriffsberechtigungen oder Freigaben um Mitarbeitern oder Geschäftspartnern einen geschützten Zugriff auf die relevanten Daten zu ermöglichen.
• Rechtliche Restriktionen bei der Wahl des Speicherortes. Sicherheitsrelevante Dokumente oder Forschungsergebnisse sollten nicht in einem fremden Rechenzentrum sondern auf einem lokalen Server gespeichert werden.

Vor- und Nachteile von typische Ansätzen zur Umsetzung eines papierlosen Büros

Gemäß unserer Erfahrung gibt es drei typische Ansätze um mit der Umsetzung eines papierlosen Büros zu beginnen. Da bei allen Ansätzen Dokumente mit Hilfe einer Kamera oder eines Scanner digitalisiert werden, unterscheiden sich die Ansätze primär in der Art der Indexierung und den Zugriffsmöglichkeiten auf die digitalen Dokumente.

1. Ablage im Dateisystem

Die wohl am häufigsten anzutreffende Variante ist die Ablage von digitalen Dokumenten auf einem zentralen Speichersystem. Die Spannbreite von möglichen Speicherzielen reicht dabei von der lokalen Festplatte eines einzelnen Rechners, über das klassiche Netzlaufwerk bis hin zu einem beliebigen Cloudspeicher. Der Zugriff erfolgt direkt per Dateibrowser des Betriebssystems oder über den Webbrowser.

Dieser Ansatz hat offensichtlich den großen Vorteil, dass er unkompliziert und intuitiv erfolgt. Die Mitarbeiter sind von Ihrer täglichen Arbeit gewohnt Daten auf einem Dateisystem abzuspeichern und wieder darauf zuzugreifen. Es muss sich somit niemand an ein neues System oder neue Prozesse gewöhnen, wobei viele Teams schon an der Einhaltung von Vorschriften zur zentralen Speicherung oder einer einheitlichen Benennung von Dateien scheitern.

Neben diesen ganz offentlichen Schwierigkeiten birgt dieser Ansatz auch offensichtliche Schwächen. Die Zugriffs- und Suchmöglichkeiten sind typischerweise durch das Betriebssystem limitiert oder müssen durch separate Softwarelösungen nachgerüstet werden. Die Ablage von Dateien im klassischen Dateisystem ermöglicht praktisch keine Kontrolle über mögliche Manipulationen oder Änderungen an einer Datei. Revisionssicherheit oder Dateihistorien sind typischerweise nicht möglich, was bei einer Buchprüfung zu empfindlichen Geldstrafen führen kann.

2. ein separates Dokumentenmanagement-System (DMS)

Unternehmen, die sich dem papierlosen Büro verschrieben haben, glauben häufig dieses Ziel nur mit einer entsprechenden Softwarelösungen erreichen zu können. Sie zwingen sämtliche Daten in eine spezielle Software, die dann je nach Funktionsumfang den Zugriff, die Indexierung, die Inhaltserkennung, die Archivierung und die Suche über sämtliche Inhalte anbietet.

Ein spezialisiertes DMS kann die Anforderungen an das papierlose Büro typischerweise gut erfüllen. Der Nachteil eines separaten DMS ist häufig die doppelte Datenhaltung und die damit verbundenen Extraaufwände. Es erfordert Anstrengungen konsequent eine doppelte Datenhaltung aufrecht zu erhalten und häufig steigt der Preis der Lösung im gleichen Verhältnis, wie die Lösung Komfortfunktionen anbietet. Nicht selten verwerfen kleine Arbeitsgruppen und Unternehmen Ihre Investitionspläne in ein Dokumentenmanagementsystem, wenn Ihnen die erste Kostenschätzung vorgelegt wird.

3. Seafile – Collaboration und DMS in Einem

Der dritte Ansatz setzt bei den Schwächen der Dokumentenmanagementsysteme und den fehlenden Funktionen einer Ablage im Dateisystem an. Anstatt für die Verwaltung von digitalen Dokumenten ein separates System einzuführen, sollte man eine Lösung einsetzen, die bereits im täglichen Arbeitseinsatz vorhanden ist. Wenn diese Lösung dann die gewünschten Kontroll- und Monitoringfunktionen liefert, ist man dem Ziel eines einfachen DMS schon ganz Nahe.

Eine solche Lösung ist die Software Seafile Professional. Seafile lässt sich am einfachsten mit einem privat betriebenen Dropbox beschreiben. Es ermöglicht den Austausch von Daten im Team und über verschiedenste Geräte hinweg. Ein Zugriff auf die Daten ist trotz ggf. lokaler Speicherung über jeden Internetanschluß möglich und das Max Planck Institut macht mit dem Keeper Projekt vor, dass man mit Seafile eine Langzeitverfügbarkeit von Dateien von 10 Jahren garantieren kann.

Seafile ist die perfekte zentrale Datenspeichermöglichkeit. Die Volltextsuche von Seafile Enterprise ermöglicht das schnelle und einfache Finden von sämtlichen Dokumenten und dank OCR-Texterkennung kann man bequem im gesamten Inhalt von Office- und Textdokumenten suchen.

Gleichzeitig ist Seafile im Vergleich zu typischen DMS-Systemen unschlagbar günstig bzw. in Unternehmen, die Seafile bereits einsetzen, entstehen keine zusätzlichen Kosten.

Fazit: Drum prüfe, bevor du dich bindest.

(Frei nach Wilhelm Busch.)

DMS sind mächtige Systeme, die zwar mit vielen hochspezialisierten Funktionen und Workflows punkten, jedoch aufgrund der separaten Datenhaltung zusätzliche Aufwände und Kosten verursachen. Gleichzeitig sollte sich jeder Unternehmer genau überlegen, ob man sich langfristig an einen Softwareanbieter und dessen Funktionsfang binden will.

Von der Versuchung die eigenen Daten einfach nur irgendwie im Dateisystem abzulegen, möchten wir dringend warnen. Diese Methode mag kurzfristig die gewünschten Vorteile bringen, ist jedoch keine zuverlässige Ausgangslage für eine langfristige Speicherung und Archivierung von Daten.

Seafile Professional ist aus unserer Sicht das perfekte DMS. Seafile erfüllt mit Bravour sämtliche Anforderungen an ein DMS im Unternehmenseinsatz. Gleichzeitig unterstützt es als Collaboration-Tool die tägliche Arbeit der Mitarbeiter. Den Mitarbeitern fällt typischerweise nicht mal auf, dass sie mit Seafile ein leistungsfähiges Werkzeug zur Verwaltung und Archivierung sämtlicher digitaler Unterlagen im Unternehmen haben.