SeaTable: Online-Tabellenanwendung der nächsten Generation

Über Seafile wurde in diesem Blog bereits viel berichtet. In diesem Beitrag geht es um ein neues Produkt der Seafile Macher: SeaTable ist eine innovative, kollaborative Online-Tabellenanwendung, die die Organisation von Daten aller Art ermöglicht und die Zusammenarbeit an diesen Daten in Teams vereinfacht. Wer sofort an Online Excel denkt, ist nicht ganz falsch. Aber SeaTable hat viel mehr drauf! Wir freuen uns, Ihnen vorzustellen, was das ist.

Frohe Kunde aus dem Hause Seafile

Für alle Seafile Liebhaber gibt es gute Nachrichten. Neben Seafile gibt es nun ein zweites Produkt der Seafile Ltd. Wir sind überzeugt: Wer Seafile mag, wird SeaTable wunderbar finden. SeaTable baut auf der erfolgreichen Architektur von Seafile auf und teilt mit ihm viele seiner populären Eigenschaften, erlaubt aber ganz neue, spannende Anwendungsfälle. Mitte Juli war es soweit: Das zweite Baby der Seafile Ltd. erblickte offiziell das Licht der Welt. Auf der Webseite des Projekts (www.seatable.io) können Sie es testen. Wer gleich Gefallen findet, kann es auch dauerhafte nutzen oder – man sieht die Verwandschafte zu Seafile – herunterladen und selbst installieren. Hinter SeaTable als Software-as-a-Service steht die neu gegründete SeaTable GmbH mit Sitz in Mainz. Für die Infrastruktur wird auf die Amazon Server in Frankfurt zurückgegriffen.

Tabellenanwendung der nächsten Generation

Gibt es Computernutzer, die noch nie Excel verwendet haben? Wohl kaum. Nehmen wir also Excel bzw. dessen Web-Version Excel Online als Ausgangslage für die Beschreibung von SeaTable.

Zunächst einmal die Gemeinsamkeiten. In Excel genauso wie in SeaTable organisieren Sie Daten in einer oder mehreren Tabellen. Mit Formeln lassen sich Ergebnisse berechnen und per Filter, Pivot-Tabellen und Diagrammen lassen sich diese auswerten. Die Online-Version von Excel bietet gegenüber der Desktop-Version ein paar praktische Collaboration Funktionen wie Tabellenfreigaben und die Co-Bearbeitung mit mehreren Benutzern. Als Cloud-Lösung gibt es auch eine Webformular-Funktion, über die sich Daten per Umfragen erfassen lassen. All das kann SeaTable auch. Das ist aber nur Pflichtprogramm, hier kommmt die Kür!

Erweiterte Datentypen

Wie praktisch wäre es, wenn man in Excel nicht nur Zahlen, Daten und Text eingeben könnte? Wie wäre es, wenn man auch

• Bilder und Dokumente bzw. allgemein Dateien ablegen könnte,
• für die Verschlagwortung Mehrfachauswahlfelder hätte und
• exotische Datenformate wie Positionsdaten, Barcodes, Bewertungen als solche Formate abspeicherbar wären?

Nun, in Excel gibt es das bekanntermaßen nicht. In SeaTable schon! In einer SeaTable Tabelle können Sie quasi jeden Datentyp ablegen, denn Sie sich vorstellen können. Nicht nur Text und Zahlen, sondern alles was Sie irgendwie organisieren wollen, können Sie in SeaTable “reinschmeißen”. SeaTable speichert es für Sie und sorgt so dafür, dass Sie alles an einem Ort haben.

Natürlich bietet SeaTable nicht nur die Möglichkeit, alternative Datentypen abzulegen. Es gibt auch ganz neue Funktionen, diese auszuwerten. Positiondaten oder Adressen können Sie auf einer Karten, Bilder in einer Galerie sowie Termine auf einem Kalender oder in einem Zeitleistendiagramm anzeigen lassen. Zukünftig wird es auch die Möglichkeit geben, Projektdaten in einer Kanban-Ansicht und Organigramme oder Stammbäume anzeigen zu lassen – alles auf Basis der Daten, die Sie zuvor bequem in der Tabelle eingetragen oder mithilfe von Webformularen erfasst haben. (Für Webformulare bietet SeaTable einen sehr komfortablen Editor, der die Erstellung einer Webumfrage zum Kinderspiel macht.)

Datenbankfunktionen

Wollten Sie auch schon mal in einer Excel Tabelle einen Datensatz mit einem anderen Datensatz verknüpfen? Also nicht von einer Zelle auf eine andere Zelle verweisen, sondern von einem Tabelleneintrag (also einer Zeile) auf eine andere Zeile als ganzes verweisen? So wie das in relationalen Datenbanken geht? Wir sind am Unterschied #2 zwischen SeaTable und Excel. In SeaTable können Sie solche Verknüpfungen erstellen. Ganz konkret: Sie können 1:1, 1:n oder n:m Verknüpfungen erstellen, SeaTable kümmert sich um die ganze Datenbanklogik im Hintergrund, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Es versteht sich auch von selbst, dass man über diese Verknüpfungen Berechnungen durchführen sowie Auswertungen fahren kann.

Damit bringt sich SeaTable in Stellung, nicht nur eine Alternative für Excel, sondern für auch für Datenbankanwendungen zu sein. Die möglichen Anwendungsfälle sind viel zu zahlreich, als dass Sie hier aufgezählt werden können. Hier daher nur zwei Beispiele.

Hausverwaltung: Sie erfassen in einer Tabelle die verwalteten Objekte wie Wohnungen, Häuser und Garagen. Bei den erfassten Informationen unterliegen Sie keinen Einschränkungen. Sie können auch Bilder vom Objekt einfügen und Eigenschaften des Objekts mittels Schlagworten strukturiert erfassen. In einer zweiten Tabelle erfassen Sie Mieter. Und in einer dritten Tabelle erfassen Sie den Geldeingang. Über die Datenbankverknüpfungen können Sie die Einträge jeweils mit den Einträgen in den anderen Tabellen in Beziehung setzen. Ein Mieter gehört zu einem Objekt (1:1-Beziehung), jeder Mieter hat monatliche Mietzahlungen (1:n-Beziehung). Das ganze macht die Datenerfassung sehr struktuiert und übersichtlich. Wenn Sie prüfen wollen, ob es bei den Mietzahlungen irgendwelche Unregelmäßigkeiten gab, dann haben Sie im Nullkommanix eine entsprechende Auswertung.

Asset-Management: Stellen Sie sich einen IT-Administrator vor, der die Übersicht behalten muss, wo welcher Computer, Monitor und Drucker steht. Besonders gemein ist das bei Gegenständen wie Beamern, die mobil sind und von Hand zu Hand gehen. Auch hier hilft SeaTable mit einer strukturierten Datenerfassung aus. Tabelle eins erfasst die Gegenstände (idealerweise mit Barcode, Anschaffungsdatum und weiteren Infos) und Tabelle zwei die Orte. Nun kann man das auch noch erweitern und Benutzer aufnehmen, so dass jedes Asset einem Benutzer zugewiesen ist. Integriert man nun noch ein Webformular für Geräte-Anfragen, dann hat man in SeaTable ein praktikables Asset-Managementsystem für eine kleine und mittelgroße Organisation implementiert. Mit ein wenig Übung ist die Erstellung der Tabellen und des Formular in einer Stunde erledigt.

Selbsthosting

Auch für den Fall, dass Sie die erweiterten Datentypen und Datenbankfunktionen nicht brauchen, wollen Sie Ihre Daten auf den Servern von Microsoft (Excel Online) und Google (Google Sheets) ablegen? Bei SeaTable können Sie das, müssen es aber nicht. SeaTable können Sie auch auf Ihrem eigenen Server hosten. Damit bleiben Sie in voller Kontrolle über Ihre Daten!

Es kommt aber noch besser: Die SeaTable Community Edition ist für den privaten Einsatz ebenso wie für Unternehmen kostenlos! Und auch wenn Sie daheim keinen Server rumstehen haben, ein Raspberry Pi – auf dem SeaTable auch läuft – kostet mit Datenträger kaum mehr als 100€. Richtig, die Einrichtung müssen Sie noch selbst machen. Dank Installation via Docker ist aber auch das ganz einfach. (Aktuell ist nicht geplant, SeaTable in das Softwarepaket unseres Home Servers Homie aufzunehmen.)

Nicht das bessere Excel per se, aber für viele Anwendungen die besser Lösung

Was an Excel bisher gefehlt hat, liefert nun SeaTable nach! SeaTable schickt sich an, die neue Standardanwendung zu werden, wann immer man Daten organisieren und strukturieren muss – insbesondere wenn man mit anderen Personen an den Daten arbeitet. Statt unterschiedlichen Daten an unterschiedlichen Orten ist alles zusammen und strukturiert.

Wir sind von SeaTable begeistert! Wir sehen eine nahezu unendliche Anzahl spannender Anwendungsfälle – viele davon bisher die Domäne von Excel. Die erweiterten Tabellenfunktionen machen SeaTable einfach die leistungsfähigere Lösung.

Gibt es Anwendungsfälle, bei denen SeaTable nicht besser ist? Ja, die gibt es. Finanzielle Modellierungen und Simulationen sind zwei solche Fälle. In diesen spielt Excel seine Stärken als klassische Tabellenkalkulation aus.

Für alle anderen Fälle, bei denen es mehr um die Organisation, Verwaltung und Strukturierung von Daten geht, legen wir Ihnen SeaTable sehr an Herz. Probieren Sie es gleich aus!